Cara Setting Kadaluwarsa di Google Drive Saat Berbagi Dokumen. Untuk kasus dengan pihak eksternal, saat melakukan kerja kolaboratif, mungkin kamu dapat mempertimbangkan untuk menyetel kedaluwarsa di dokumen yang dikerjakan.
Buat kamu yang belum tahu cara menyetel kedaluwarsa berbagi dokumen di Google Drive, simak rangkumannya berikut ini. Berbagi dokumen di Google Drive sangat praktis dan bermanfaat untuk mereka yang melakukan kerja kolaboratif pada satu dokumen yang sama, baik dengan pihak internal maupun eksternal di organisasi.
Cara Setting Kadaluwarsa di Google Drive Saat Berbagi Dokumen
Berbagi file dari Google Drive adalah cara yang bagus untuk memungkinkan klien dan kontraktor mengakses dokumen tanpa harus mereka mengunduhnya. Jika Anda hanya ingin orang lain memiliki akses sementara ke file, Anda dapat menyetel tanggal kedaluwarsa otomatis saat Anda membagikannya. Begini caranya.
Untuk menggunakan fitur ini, sebagai pemilik dokumen, Anda harus memiliki akun G Suite berbayar. Orang yang Anda bagikan dokumen juga melakukannya tidak membutuhkan akun berbayar untuk melihat dokumen.
Artinya, ketika tanggal kedaluwarsa itu tiba, dokumen tersebut tak akan lagi dapat diakses oleh pihak tersebut.
Buat kamu yang belum tahu cara menyetel kedaluwarsa berbagi dokumen di Google Drive, simak rangkumannya berikut ini.
- Buka laman utama Google Drive.
- Pada kotak dialog pencarian, ketik nama dokumen yang hendak kamu buka.
- Klik pada nama dokumen tersebut untuk membukanya.
- Selanjutnya, bagikan dokumen itu dengan mengklik kanan pada dokumen itu, lalu pilih opsi Share / Bagikan.
- Ketik alamat email pihak eksternal di luar organisasi yang hendak kamu bagikan dokumen.
- Klik pada tombol Send/Kirim untuk membagikan pemberitahuan berbagi dokumen.
- Selanjutnya, buka Google Drive dan ketik nama dokumen yang telah dibagikan.
- Klik kanan pada dokumen itu dan pilih opsi Share / Bagikan.
- Kamu akan mendapati nama pihak eksternal telah mendapat akses atas dokumen itu.
- Cari tanda panah ke bawah yang sejajar dengan pihak tersebut.
- Pilih opsi Give temporary access – Berikan akses sementara.
- Di samping Access expires in / Akses habis pada, klik tanggal untuk ditetapkan sebagai tanggal kedaluwarsa.
- Sesuaikan tanggal masa berlaku.
- Klik pada tombol Save/Simpan.
Cara Setting Kadaluwarsa di Google Drive Saat Berbagi Dokumen
Ada satu peringatan di sini yang harus Anda waspadai. Secara default, orang yang Anda bagi dapat mengunduh, mencetak, atau menyalin file dan jika mereka melakukannya, mereka akan memiliki akses ke salinan tersebut setelah tanggal kedaluwarsa yang Anda tetapkan. Anda dapat mengatur izin mereka untuk melihat saja dan kemudian mengaktifkan “Nonaktifkan opsi untuk mendownload, mencetak, dan menyalin untuk pemberi komentar dan pengakses lihat-saja” untuk mencegah hal ini, tetapi orang-orang itu tidak akan dapat mengedit dokumen.
Namun, jika Anda memiliki orang yang hanya memerlukan akses sementara untuk melihat atau mengomentari dokumen, fitur ini berfungsi dengan baik.